Office 365 _kontor_mennesker
>

Hva bør du tenke på før du skal i gang med Office 365?

Redaksjonen 
7. nov. 2019

I takt med at Office 365 blir tatt i bruk av fler og fler virksomheter, utvikles det stadig ny funksjonalitet og nye muligheter i plattformen. Plattformen er blitt omfattende, består av en mengde mindre applikasjoner og noen av disse er også til dels overlappende. Mange bedrifter stiller seg derfor spørsmålet: Hvordan kan denne plattformen best utnyttes i min organisasjon? Her er noe av det som må tenkes på før din virksomhet skal ta i bruk Office 365!

Lars Harald Øverbø, Avdelingsleder for Office 365 i Bouvet Øst, har inngåenge kunnskap om hvordan du best utnytter plattformen. Han forteller at det viktigste en virksomhet gjør er å først se på hva det vil kreve av endring for å både implementere plattformen og å få de ansatte til å bruke den. Office 365 er nemlig en stor plattform, og brukeradopsjonen kommer ikke av seg selv. 

– Heldigvis ser vi nå at vi kommer tidligere inn i prosessene og at flere ønsker rådgivning i hvordan de skal bruke plattformen, hvilke deler av plattformen de skal bruke samt hvordan de skal innføre den. Dette er en positiv endring som gjør at vi kan levere Office 365-leveranser som er mer tilpasset det faktiske behovet. Med dette får vi også en høyere grad av brukeradopsjon. Når vi kan bistå med rådgivning i tillegg til tekniske leveranser kan vi i mye større grad kvalitetssikre at det vi leverer løser virksomhetens faktiske utfordringer, forklarer Øverbø.

Når Office 365 er innført kan virksomheten virkelig begynne å se på mer avanserte muligheter i plattformen. Dessverre er det ikke alle som utnytter disse mulighetene, og de får dermed ikke dratt nytte av plattformens fulle potensial. Det betyr at flere virksomheter frem til nå kun har tatt i bruk basistjenestene til plattformen i stedet for å se på hvilke tilpasninger som faktisk vil løse virksomhetens behov.

– Det er i dag spennende muligheter for å understøtte arbeidsprosesser både i Teams og SharePoint, men også med nye verktøy som Power Apps og Flow. Vi tror i tillegg at Power BI etter hvert vil få større innpass også som en del av samhandlingsløsningene. Det finnes et hav av muligheter med Office 365, og vi ønsker å hjelpe kundene vår med å utnytte disse, forklarer Øverbø.

Lars Harald holder kurs
Bouvet holder frokostseminar hvert halvår for å holde brukere av Office 365 oppdatert på plattformen. Lars Harald innleder her under et tidligere seminar.

Gevinster ved å ta i bruk Office 365

Når det kommer til bruken av Office 365 er Øverbø klar på at selv om det er flere enkeltgevinster av å bruke plattformen, er det summen av alle gevinstene som vil gi den virkelige effekten.

– Office 365 gir deg gode verktøy for prosjekthåndtering, internkommunikasjon, dokumenthåndtering, innsikt og analyse samt mye mer. Likevel er den største fordelen at hele virksomheten vil lære seg å jobbe på en helt ny måte. Den største gevinsten ligger nemlig i mindre forbedringer i alle små og store prosesser. Du kommuniserer mer effektivt, finner lettere igjen dokumenter, har lettere tilgang på både folk og kompetanse samt bedre oversikt over både prosjekter og egne oppgaver, utdyper Øverbø.

Nettopp fordi plattformen rommer så mye, passer den også for alle. Det krever likevel litt it-kompetanse hos brukeren for å ta det i bruk. Det tidligere nevnte fokuset på brukeradopsjon er derfor viktig. Flere og flere etterspør nå rådgivning for å få til dette.

– Å ta i bruk Office 365 krever klare mål og at du prioriterer opplæring og endringsledelse. Brukeradopsjon er nødt til å være en prioritet helt fra innsiktsfasen i prosjektet. Den største feilen som gjøres er å tro at dette er en plattform det bare er å skru på og at virksomheten vil ta det i bruk på en fornuftig måte av seg selv. Et rent IT-drevet prosjekt vil derfor ha mindre sjanser for å bli vellykket, påpeker Øverbø.

Dette kan Bouvet bidra med

Å lykkes med Office 365 handler mye om å respektere at plattformen er stor og at dette handler om mer enn IT. Riktig rådgivning vil derfor være essensielt for svært mange Office 365-prosjekter – og her kan Bouvet forhåpentligvis hjelpe. Basert på en rekke gjennomførte prosjekter har vi i Bouvet laget eget metodeverk for denne type innføringer, som dekker både de harde og myke verdiene av et slikt prosjekt.

– I et typisk Office 365-prosjekt hjelper vi først kundene i gang gjennom en innsiktsfase. Her hjelper vi med å definere mål samt kartlegge målgrupper, eksisterende løsninger og prosesser. Vi kikker også på virksomhetens kultur og forventninger, før vi lager konsepter og løsningsalternativer for innføring av plattformen, forklarer Øverbø.

Når implementering og innføring settes i gang, skal selve løsningen realiseres. I denne fasen sørger vi blant annet for at du har god oversikt over informasjonsarkitekturen, at det legges gode planer for «governance», at informasjon blir migrert og at det legges opp til riktig opplæring og god brukeradopsjon.

– Når løsningen er på plass kan vi bistå med drift og vedlikehold, innholdstjenester, evaluering og kontinuerlig forbedring av plattformen gjennom en forvaltningstjeneste, forklarer Øverbø.

Hold deg oppdatert gjennom våre kurs

Enten du allerede har begynt å bruke plattformen eller ønsker å ta den i bruk, er det viktig at du holder deg oppdatert på nye muligheter og funksjonalitet. For å gjøre det lettere for kundene våre og andre interessenter holder vi derfor frokostseminar om Office 365 flere ganger i året. Dette er en fin mulighet for kundene å møte hverandre og utveksle ideer og erfaringer med andre som bruker plattformen.

_DSC7400
Konsulenter fra Bouvet som presenterte på forrige frokostseminar. Fra venstre: Roger Kaspersen, Anders Thunem, Bjørn-Ove Indrøy, Lars Harald Øverbø og Ginevra Jacobsen-Medes.

– På frokostseminarene er det én ting er fast på agendaen, og det er at vi går gjennom alt som er nytt siden forrige frokostseminar. På denne måten slipper kundene selv å kontinuerlig følge med på utviklingen. Hvert frokostseminar har et tema basert på hva som er relevant og tidsaktuelt. Vi har tidligere hatt fokus på blant annet sikkerhet og på hvordan du kan tilpasse Office 365 med bedre støtte for bedriftens arbeidsprosesser gjennom bruk av PowerApps og Flow. Sist hadde vi fokus på endringsledelse og brukeradopsjon. Om du allerede bruker Office 365 eller har planer om å teste det ut, så håper jeg vi ses på neste frokostseminar, som holdes nå i november, avslutter Øverbø.

Temaer