Veiskilt som viser Success-failure
10 tiltak som kan øke sannsynligheten for vellykkede prosjektgjennomføringer - Bouvet Norge blogmask-mobile

10 tiltak som kan øke sannsynligheten for vellykkede prosjektgjennomføringer

Kristian Heggernes, PMP 
9. sep. 2016

Den globale trenden for prosjektledelse i dag er at det er færre antall prosjekter som lykkes. Sammenlignet med fjoråret, er det i 2016 flere prosjekter som svikter på sine leveranser når det gjelder tid, kost og kvalitet. Hva kan du og din bedrift gjøre for å unngå at dere bruker tid og penger på mislykkede prosjekter?

Nedslående resultater fra global rapport

Project Management Institute’s (PMI), Pulse of the Profession er en årlig global undersøkelse som kartlegger de store trendene innen prosjektledelse. Hovedbudskapet fra årets rapport i 2016, «The High Cost of Low Performance», er at flere prosjekter svikter og at det er mangel på forbedring fra tidligere år. Dette medfører betydelige økonomiske tap for de involverte partene. PMI sin rapport beskriver situasjonen tydelig:

«It’s time to strengthen the conversation on the benefits of project management and its value in producing better business outcomes”

PMI sin analyse av datamaterialet viser at «high-performing» organisasjoner som over tid har implementert beste praksis for ledelse av prosjekt, program og portefølje, oppnår prosjektsuksess i mer enn dobbelt så stor grad enn organisasjoner som ikke har tatt i bruk beste praksis. Undersøkelsen viser også at virksomheter som har prioritert en sterk kultur for prosjektledelse, i mye større grad når målsetningen med sine prosjekter, i motsetning til virksomheter som har lav prioritet på prosjektkultur.

Likevel viser PMI’s Pulse of the Profession at det fra 2012 til 2016 har vært en nedgang i hva som ansees å være vellykkede prosjekter. Målingene i rapporten fra PMI viser at en stor andel av prosjektene ikke når sin opprinnelig målsetning, de leverer ikke på budsjett, eller de leverer ikke på tid.  Resultatene fra den globale rapporten er kanskje ikke direkte overførbare til norske forhold, men de globale trendene er relevante for oss her i Norge. Jan Lilleby presenterte i nettavisen E24 (2015) en oversikt av prosjekter i norsk offentlig sektor som har gått med betydelige økonomiske overskridelser. Dette er et eksempel på at vi må ta kostanden knyttet til mislykkede prosjekter på alvor.

Hva er årsaken til den negative trenden?

Årsakene til hvorfor prosjektene svikter vil variere fra prosjekt til prosjekt. Årsaksbildet er komplekst og det er vanskelig å peke på noen klare svar. Det er mange ulike årsaker til at prosjekter for eksempel får en kostnadssprekk, har forsinkelse på sine leveranser eller rett og slett ikke når sin målsetting. Det kan være manglende kompetanse, feil prioritering eller endring i omgivelsene for å nevne noen tilfeller. Prosjektledelse i praksis byr ofte på utfordringer og overraskelser selv den mest erfarne prosjektleder ikke kan klare å forutse.  Det er ingen enkel og klar løsning på hva som skal til for å unngå at prosjektene mislykkes. Det er mange faktorer som spiller inn, og det kan være ulike suksesskriterier som blir vektlagt for å avgjøre om et prosjekt er vellykket eller ikke.

Rapporten fra PMI’s Pulse of the Profession har gjort noen funn på hva det er som gjør at enkelte organisasjoner i større grad lykkes med sine prosjekter. De bedriftene som ser utover de tekniske prosjektlederferdighetene og som prioriterer høyt på investering i kompetanse på alle tre områdene i PMI triangelet (Technical Project Management, Leadership & Strategic and Business Management) opplever høyere andel prosjektsuksess. Et annet funn på organisasjoner som i større grad lykkes med sine prosjekter er at de anerkjenner den strategiske rollen til et prosjektstyringskontor og tilpasser det til selskapets strategi. I tillegg sikrer de suksess i større grad med en engasjert toppledelse som prosjektsponsor.

Et annet funn fra undersøkelsen er at det eksisterer ulike oppfatninger mellom toppledelse, prosjektstyringskontor og prosjektledere, om hvordan organisasjonen bør investere i prosjekt, program og portefølje, og hvilke verdi prosjektledelse gir til virksomheten. Denne ulikheten kan tyde på at mange organisasjoner ikke helt og holdent har omfavnet faget prosjektledelse og hvilken verdi det kan gi til virksomheten.

Selv med et komplekst årsaksbilde og vanskeligheten med å peke på klare årsaker til den negative trenden innenfor prosjektledelse, så viser rapporten i fra PMI til hva det er som skiller gode prosjektorganisasjoner fra de mindre gode. Dette kan vi ta lærdom av.

10 tiltak for å øke sannsynligheten for vellykkede prosjekter

Årets rapport fra PMI’s Pulse of the Profession presenterer interessante resultater og anbefalinger. At det er en negativ utvikling i prosjektledelsesfaget, med tanke på at det er færre vellykkede prosjekter og ikke flere, kom som en overraskelse for meg. Samtidig så fremhever resultatene det opplagte; at prosjektledelsesfaget ikke må undervurderes. Jeg har satt opp en 10-punktsliste på hva du og din organisasjon kan gjøre for å øke sannsynligheten for å gjennomføre vellykkede prosjekter. Listen er inspirert av konklusjonene fra PMI’s Pulse of the Profession, men jeg har utdypet en del av deres anbefalinger, i tillegg til at jeg har lagt til egne tiltakspunkter.

  1. Erkjenn at prosjektledelse er et helt sentralt element i den delen av virksomheten som gjennomfører prosjekter.
  2. Invester i prosjektlederkompetanse. Gjennomfør kurs og utdanning for å bygge kompetanse. Ta sertifiseringer for å promotere både deg selv, dine ansatte, og prosjektledelse som fag.
  3. Utvid horisonten når det gjelder prosjektlederkompetanse. Inkluder forretningsorienterte ferdigheter og ledelsesferdigheter, i tillegg til de tekniske ferdighetene.
  4. Ikke undervurder faget med å tildele viktige oppgaver og roller i prosjektledelse til ufaglært personell.
  5. Støtt opp og bidra i et lokalt prosjektledernettverk som for eksempel PMI Norway Chapter eller DND (Den Norsk Dataforening) og vær med på å øke prosjektkulturen i din organisasjon.
  6. Etabler et eget prosjektmiljø internt. Følg med på trender og utvikling innenfor prosjektlederfaget for debatt og diskusjon.
  7. Bruk mer tid på programledelse og den strategiske tilnærmingen for gjennomføring av prosjektene.
  8. Vurder behovet for et prosjektkontor etter hvert som prosjektmodenheten i virksomheten vokser, men sørg for at alle prosjektene som iverksettes er i tråd med virksomhetens overordnede strategi.
  9. Jobb aktivt med å få toppledelsen i bedriften til å forstå at de må selv aktivt være med som prosjekteier eller prosjektsponsor for å sikre prosjektsuksess.
  10. Fjern barrierer og fokuser på økt samhandling mellom toppledelse, ledelse i prosjektstyringskontoret og prosjektledere i virksomheten.

Prosjektledelse virker. Det viser resultatene fra årets rapport til PMI’s Pulse of the Profession. Ta det i bruk og gjør det skikkelig. Da øker du sannsynligheten for at prosjektene dine blir vellykket.

Referanseliste

PMI’s Pulse of the Profession (24.05.2016) “The High Cost of Low Performance – How will you improve business results?”, PMI, Besøkt 26.08.16.

Lilleby, Jan (28.12.2015) «Veldig få prosjekter blir avvist fordi de er dyre», E24, Besøkt 26.08.16.

Temaer