thought-catalog-214785
>

Finne rett audience i SharePoint

Bjørn Kjetil Bjerklund Lie 
19. aug. 2011

Har du noen gang hatt problemer med å vite hvilke brukere et audience i SharePoint inneholder, eller problemer med å finne et audience som faktisk av er interesse for deg innenfor den gitte SharePoint applikasjonen du benytter?

Vel, la meg forklare litt nærmere. I SharePoint har vi audiensenes som kan brukes til å rette innhold mot gitte brukere. Liggende bak et audience kan man ha en rekke brukere som ligger assosiert til en audience-gruppe basert på en eller flere regler. Dette er typisk basert på medlemskap i AD grupper, eller bruker-profil egenskaper og innhold i disse.

Audience i SharePoint ligger ofte globalt, som gjør det mulig å velge blant alle audience i en SharePoint farm fra alle ulike applikasjoner. Noe som fort kan gjøre det uoversiktlig å finne frem om man har store mengder med audience å velge mellom. Og ikke minst å vite om mottaker gruppen faktisk er relevant innenfor en gitt applikasjon eller funksjon.

AudiencePicker1

Et audience i SharePoint kan fort være alle brukere som har kontor i en gitt by, for eksempel Oslo. Et annet audience kan være en avdeling som også heter Oslo, men faktisk ikke er de samme personene som ligger på lokasjon Oslo.

Det første man da ser at man faktisk ikke i SharePoint kan ha to audience med samme navn. Det burde vært en mulighet her å vise dette som Oslo i begge linjer i audience velgeren.

AudiencePicker2

Audience velger med audience definer over.

AudiencePicker3

Hvordan skal man da enkelt kunne vite hva som er hva når man får opp audience velgeren til SharePoint? Hva skal man velge?

Man kan jo benytte seg av beskrivelser og så la brukere velge ut i fra dette. Eller man kan legge på litt ekstra funksjonalitet og faktisk skille ut audience som man kan benytte i en gitt applikasjon eller Site Collection.

En opsjon er å benytte seg av en egen kontroll for å vise audience. Der man kan styre innholdet som er søkbart og ikke minst kategoriserer audiensene.

Man kan da benytte seg av Metadata servicen til å legge inn ulike typer av audience.

AudiencePicker4

Så legger man inn de aktuelle audiensenes innen for den gitt applikasjonen eller Site Collection i en gitt egendefinert liste.

AudiencePicker5

Elementer her blir da koblet til en de globale audience ’ene via GUIDS(http://en.wikipedia.org/wiki/Globally_unique_identifier) til disse. Da kan man så benytte seg av egen kontroll som lar brukere søke å velge basert på kategori.

AudiencePicker7

Eller filtrere alle som har type lokasjon.

AudiencePicker8

Denne fremgangsmåten for å hjelpe sluttbrukere med å velge audience er prøvd og fungerer fint i organisasjoner som har mange ulike applikasjoner i farmen sin og der audience blir mange og ikke minst har samme navn med ulike personer tilhørende.

Bruksmønster har vist seg å fungere når man ønsker å sende en melding til 30 av 40 lokasjoner. Ved å først filtrere ut alle audience av typen lokasjon, gjør denne utvelgelsen kjappere og enklere for brukere.

Temaer