utbrudd-54162
Ikke kast bort pengene på intranett - Bouvet Norge blogmask-mobile

Ikke kast bort pengene på intranett

Nina Torjesen 
7. april 2016

Intranett i store bedrifter og offentlige foretak er ofte mer en kilde til ergrelse enn effektivitet og motivasjon. Hva skal til for å lage intranett de ansatte vil elske?

Virksomheter er ofte redde for å vise humor, personlighet og glede når de kommuniserer digitalt. Men seriøs business er mer enn bare alvor og menneskene som jobber der blir antageligvis positivt påvirket av en hyggelig tone slik som alle andre. Vi blir stadig mer fortrolige med teknologi, og for å tilpasse seg oss tar teknologien opp flere menneskelige trekk og egenskaper. Det har lenge vært vanlig å tenke at intranett er bra så lenge de fungerer og har det innholdet det er ment å ha. I dag forventer vi mer.

En gammel myte er at en robot ser ut som et menneske, men faktum er at programvare uten kropp vil utgjøre majoriteten av fremtidens kognitive teknologi. Programutvikler Alan Cooper har sagt at hvis vi vil at brukerne skal like programvaren vi lager, bør vi designe den slik at den oppfører seg som en sympatisk person. Personlighet skaper tilknytning og tillit, noe som gjør det morsommere å fylle ut skjemaer, lettere å gi fra seg personlig informasjon, og gjør det mer sannsynlig at brukeren har en positiv holdning til for eksempel intranettet.

Donald Norman forklarer i boken’ Emotional design - Why we love or hate everyday things’ hvilken rolle følelser har i hvordan vi mennesker forstår verden rundt oss. Ofte tror vi det handler om hva vi sier, men det er minst like viktig hvordan vi sier det. Dersom du får de ansatte til å føle seg bra når de bruker intranettet vil de ønske det velkommen som en del av arbeidshverdagen sin.

Praktiske grep som kan endre ansattes holdninger til intranettet

Kollegial tone. Mikrotekster er en billig og god måte å forbedre den emosjonelle oppfatningen av ditt intranett. Et enkelt «God morgen» mellom 06-09 er med på å gjøre intranettet til en positiv opplevelse.

En god øvelse er å prøve å lese det som står på intranettet høyt til en kollega. Ville du sagt det slik ansikt til ansikt? Vi er som regel mye hyggeligere i den virkelige verden.

God veiledning. Intranettet designes gjerne for det vi kaller «ideal state».

Det betyr slik det skal se ut når de ansatte har lagt til innhold akkurat som vi har planlagt. For å lage et intranett som gir en følelse av mestring er det viktig å tenke på kommunikasjonen mellom bruker og intranett når det:

  • Mangler innhold (tomt prosjektrom)
  • Innhold er i ferd med å lastes inn
  • Innholdet feiler (feilmeldinger)
  • Når det er bare lagt til delvis innhold (halvt utfylt prosjektrom)

I disse tilfellene vil et vellykket intranett motivere og veilede bruker til «ideal state».

Intuitivitet. For å lage en god intuitiv løsning må du matche den mentale modellen med den konseptuelle modellen. Du må med andre ord møte brukerens forventninger om hvordan noe fungerer med hvordan de skal interagere med den. Dette er kjernen i fagfeltet «Human Computer Interaction».

Prioriter. Intranettet blir fort en søppelbøtte for all informasjon og dokumentasjon en virksomhet har men ikke vet helt hvor de skal gjøre av. Ha en tydelig strategi på hva intranettet skal være for din virksomhet og prioriter knallhardt. Hold øye med statistikken og bruk minst en dag i året på å slette innhold som ikke brukes. Ikke lag et intranett for unntaksbehov.

Små lanseringer. En smart måte å skape et intranett på er å arbeide smidig. Med smidig utvikling lager du litt av gangen og har hyppige små lanseringer. Deretter observerer du hvordan det du har laget brukes. På den måten unngår du å servere et millionprosjekt som feiler, og har mulighet til å stoppe eller tilpasse produktet underveis.

Brukerfokus. Når gikk du sist inn på intranettet for å se om det var publisert en ny nyhet? Den oppgaven de fleste ønsker løst på et intranett er å finne informasjon om en annen ansatt. Snakk med og observer brukerne dine. Hva ønsker de? Når bruker de intranettet? Hvilke forventinger har de? Hvorfor lagrer de heller dokumentene sine i Dropbox?

Intranettet har i lang tid blitt stemoderlig behandlet i budsjetter, blant ledere og i kommunikasjonsavdelingen som foretrekker å lage skinnende nettsider som forteller om alt ingen ønsker å vite (kundene vil bare ha tjenester eller kontaktinfo). Intranettet er ofte noe «IT tar seg av». Løsningen skal helst være out-of-the-box. På folkelig kan det sammenliknes med å kjøpe et ferdig møblert hus. Problemet er bare at oppvaskmaskinen er 3 etasjer unna kjøkkenskapene, senga står på badet fordi det mangler soverom og du må ringe IT hver gang du skal låse opp ytterdøren.

For å lage et hus noen ønsker å bo i må du snakke med de som skal flytte inn først.

Det er lett å skjønne at fokuset til markeds- og kommunikasjonsavdeling ligger hos kundene. Det er de som betaler lønningene. Men det er mange måter å gjøre kunder fornøyde på. En av dem er å ha kompetente og lykkelige ansatte. Lykkelige ansatte er mer kreative og gjør en bedre jobb for dine kunder.

Et intranett de ansatte liker er god økonomi.