thought-catalog-214785
Samhandling: Fremtiden er i skyen…! - Bouvet Norge blogmask-mobile

Samhandling: Fremtiden er i skyen…!

Bjørn-Ove Indrøy 
24. feb. 2017

De siste årene har det blitt lansert en haug med nye samhandlingsprodukter, og mange har blitt kjent med blant annet Slack, Wunderlist og Trello. Microsoft har også utvidet sin portfølje kraftig, så Office365 peker seg nå ut som en av få "full-stack" samhandlingsplattformer.

Fremtidens samhandlingsløsninger må utvilsomt være fleksible og mobile. De må dekke både strukturert og ustrukturert informasjon, samtidig som de må dekke både etablerte og formelle samarbeid, samt uformell samhandling (ad-hoc). Er det ønskelig med en «one-stop-shop» der produktene henger godt sammen, er det få plattformer å velge i. Office 365 er definitivt en av toppkandidatene på den lista…

Grunn 1: Infrastruktur

Office 365 tilbyr mulighet for å ha flere av dagens basistjenester i skyen:

  • Active Directory (brukerregister)
  • Exchange (epost og kalendere)
  • Skype (telefon-/videkonferanser og lynmeldinger)

Fordelene med å samle dette i skyen er ikke bare forenklet administrasjon og forvaltning, men også mer integrert brukeropplevelse og rikere funksjonalitet.

Grunn 2: Sikkerhet og kontroll

Det viktigste er definitivt på plass: Både den fysiske sikringen av datasentrene og måten data håndteres og lagres på, holder høyeste standard. Krypteringen er av beste klasse, og man kan definere flernivå-autentisering.

I tillegg finnes det administrasjonsentre og –løsninger som gir meget god kontroll over informasjonen:

  • Sikkerhets- og samsvarssenter – hvilken informasjon skal være tilgjengelig hvor, og hva har du lov å gjøre med den
  • Enhetsstyring – hvilke krav er det til bruk av ulike enheter (pålogging, kryptering, låseskjerm etc)
  • Administrasjon av OneDrive (personlige lagringsområder)

AD-kontoene sikrer single-sign-on mellom systemene, som gjør det enklere for brukeren, samtidig som det sikrer tilgangstyringen. Sikkerhets- og samsvarssenteret sørger for at bedriften har kontroll på selve informasjonen.

Dersom en person velger å slutte i virksomheten, kan man enkelt stenge alle tilganger. Dette er vanskeligere om samhandlingen skjer i en rekke løsninger fra forskjellige leverandører (som man kanskje ikke engang vet om) og hvor noen kanskje også er basert på private mailadresser eller kontoer.

Grunn 3: Funksjonalitet

Mye av funksjonaliteten som er – og vil bli – lansert i Office365, vil trolig aldri bli tilgjengelig for on-premises-miljøer (egne servere). Det gjelder bl.a. disse verktøyene:

  • PowerBI (Business Intelligence-verktøy)
  • Delve (søkeverktøy som viser innhold som er interessant/relevant for brukeren)
  • Flow (arbeidsflyt og varsling på tvers av systemer).

Det samme gjelder nok også siste tilskudd i «pakken»: Slack-konkurrenten Microsoft Teams. Dette verktøyet gir mulighet for en ny type samtalebasert samhandling (merk at denne fortsatt er i beta pr primo februar 2017).

Teams
Den nye Teams-appen er en konkurrent til Slack

Office 365 har i dag en lang rekke applikasjoner som støtter forskjellig type samhandling for forskjellig grupper av brukere.

Direkte dialoger kan foregå i Exchange/Outlook, Skype/Lync, Yammer, Teams eller i SharePoint, så samtalemuligheter er det nok av! Planlegging og oppfølging er det lett å håndtere i Planner og oppgavelister i SharePoint. Presentasjoner kan du lage i Sway eller PowerPoint og filer kan du lagre og håndtere i SharePoint og OneDrive. Delve gir muligheten til å se hva det er fokus på i organisasjonen og få informasjon om hvem som jobber der og hva de jobber med. Video kan deles gjennom Office365 Video Portal (som blir byttet ut med Stream om ikke så lenge).

Delve
Den personlige siden Delve er profilsiden, men gir viser også sist redigerte dokumentere og «foreslår» innhold du bør se på

Den personlige siden Delve er profilsiden, men gir viser også sist redigerte dokumentere og «foreslår» innhold du bør se på[/caption] Det nyeste tilskuddet i funksjonaliteten er Microsoft StaffHub, som gjør det enkelt for virksomheter å sette opp og holde oversikt over vaktlister. Alt fungerer godt sammen med de kjente kontorstøtteverktøyene vi kjenner fra før, som Word, Excel og OneNote.

Grunn 4: Mobilapper

Snart finnes det mobil-apper for alle de ulike delene av Office 365: SharePoint, Delve, OneDrive, Outlook, Skype, Yammer, Teams m.fl. De blir lansert for iOS først – deretter for Android, og til slutt for portable Windows-enheter, slik at plattformene med flest kunder alltid får oppdateringer først!

Grunn 5: Brukeradopsjon

I løpet av det siste året har Microsoft implementert samme designprinsipper i nesten alle sine løsninger. De forbrukerrelaterte tjenestene (som f.eks. Outlook.com og Skype) har samme utseende som de profesjonelle, så det er lett å gå fra en løsning til en annen. Brukervennligheten er forbedret kraftig, det samme er den universelle tilgjengeligheten (for funksjonshemmede).

I tillegg har utbredelsen av Office365 økt kraftig. Store organisasjoner har tatt de i bruk (f.eks. Osloskolen), så stadig flere er kjent med hvordan man bruker løsningene.

Konklusjon:

«Skyen» har blitt moden, og løsningene ivaretar både sikkerhet og funksjonalitet, samtidig som kravene til mobilitet blir dekket. Trolig er det beste valget for en komplett pakke for samhandling, produktivitetsforbedring og kontorstøtte for øyeblikket Office 365.

Denne artikkelen er den første i en serie om samhandling.

Den andre artikkelen finner du her

Den tredje artikkelen finner du her