thought-catalog-214785
Samhandling: Mer enn SharePoint - Bouvet Norge blogmask-mobile

Samhandling: Mer enn SharePoint

Bjørn-Ove Indrøy 
2. mars 2017

For tilhengere og brukere av Microsofts verktøy, har samhandling de siste årene nærmest vært synonymt med SharePoint. Sannheten er at nesten alle Microsofts verktøy tilbyr samhandling i en eller annen form. Den siste tiden har det også kommet noen nye, kraftfulle verktøy! Derfor handler denne artikkelen om samhandling – nesten uten å nevne SharePoint…

Outlook har i mange år vært et av de mest benyttede samhandlingsverktøyene. Å håndtere møteinnkallinger ved hjelp av Outlook er nærmest blitt et uunnværlig verktøy. Nå tar vi for gitt å kunne se når andre er ledige og finne møterom i samme slengen. Dette er definitivt god samhandling, fordi endringer av møtetidspunkt gjør at alle blir varslet og får oppdatert kalenderen sin – samtidig som arrangøren av møtet kan se hvem som kommer og ikke.

E-post – «elefanten i rommet»

E-post er et flott verktøy når det blir brukt til oppgavene det egner seg til (enveis-kommunikasjon/varsling eller en kort dialog mellom to personer). En av tingene det er definitivt IKKE å sende dokumenter på høring eller korrektur (der filene flagrer frem og tilbake i ulike versjoner og fyller mange ut- og innbokser), eller å diskutere med en gruppe (der det alltid er noen som glemmer å trykke «Svar til alle», så noen andre ikke får med seg alt). Innboksen har for mange blitt et arkiv eller en logg, og det er nærmest umulig å overlevere dette til en annen person. Men det finnes flere verktøy og funksjoner som løser dette på en langt bedre måte!

Outlook-grupper

Den siste utfordringen nevnt under e-post i avsnittet over, blir langt på vei løst med Outlook-grupper (tilgjengelig i Office 365). Gruppen får en felles samtaletråd, og alt som blir postet der blir delt med alle. Kommer det til et nytt medlem, vil vedkommende ha tilgang til alt med én gang!

Outlok-group
Samtale i en Outlook-gruppe – legg merke til headingen med navigasjon til andre ressurser gruppen har tilgang til

Skype (Lync)

Skype-meldinger medfører litt de samme utfordringene som e-post. De blir kalt «lyn-meldinger», fordi de helst skal brukes til meldinger eller varsler vi vil mottakeren skal få umiddelbart. Med e-post kan vi ikke forvente at noen skal lese eller svare med en gang, men vi forventer raskere respons på lynmeldinger i Skype - forutsatt at personen er ledig/tilgjengelig.

Som verktøy for telefon- og videokonferanser er Skype mer i «samhandlingsmodus». Telefonkonferanser har vi hatt lenge, så her erstatter det gammel teknologi, mens mulighetene med videokonferanseverktøyet er mange. I tillegg til at deltakerne kan se og høre hverandre, er det mulig å skrive kommentarer, dele skjerm – og til og med overlate PC-en sin til andre konferansedeltakere (fjernstyring). Dermed er det mulig å løse mange oppgaver i er møte, selv når det er stor avstand mellom deltakerne. Mange har allerede erfart at dette er et svært tids- og kostnadsbesparende samhandlingsverktøy.

OneDrive

Mange kjenner OneDrive privat, der de har kunnet lagre sine personlige filer «i skyen» og kunnet synkronisere med sin egen PC og/eller mobiltelefon. Bruker man OneDrive for Business, får man samme funksjonalitet, men den er mer integrert med de andre samhandlingsverktøyene og funksjonene i Office 365.

OneDrive-1024x448
OneDrive for Business – legg merke til at alle gruppene man er medlem i vises i venstremenyen (de fargede firkantene)!

Yammer

Mye har skjedd siden Microsoft kjøpte samtale-plattformen Yammer i 2013. Nå er den tett integrert med de andre produktene i porteføljen. På samme måte som man kan opprette Outlook-grupper i Office 365, kan man opprette Yammer-grupper. Forskjellen er at samtaletråder da blir lagret i Yammer. Fordelen med det er at man har flere «sosiale» funksjoner man kan benytte (likes etc).

Yammer er et godt verktøy i større grupper eller organisasjoner, fordi det er lett å organisere samtaler i ulike grupper og tråder, der hver enkelt velger hva de vil være medlem av og/eller følge. Mobil-appen som finnes er også et nyttig verktøy!

Teams

Microsoft Team er siste stjerne på samhandlingshimmelen. Også her oppretter man en gruppe, og her foregår samtalen i en litt annen form enn i Outlook- og Yammer-gruppene. Samtalene minner mest om SMS-er, og blir sendt inne i selve Teams-appen (eller på en webløsning). Her kan man altså velge å ikke jobbe i nettleseren, men bruke en egen app (som selvsagt finnes for mobil også!). Appene kan gi varsler om det er nye poster man bør få med seg.

Teams er best egnet i kortere prosjekter eller for arrangementer der en gruppe skal samarbeide litt mer «ad-hoc» uten at så mye av informasjonen og kommunikasjonen skal bli lagret for senere bruk.

Hva med SharePoint?

SharePoint har en viktig rolle i kombinasjon med de fleste av samhandlingsverktøyene som er omtalt i denne artikkelen. Derfor vil neste artikkel handle om rollen SharePoint har i Office 365.

---

Denne artikkelen er den andre i en serie om samhandling.
Den første artikkelen finner du her

Den tredje artikkelen finner du her