Det er mye fokus på samhandlingsløsninger for tiden, og et par av målene som ofte blir nevnt i den forbindelse er «å jobbe mer effektivt» og «jobbe mobilt». Det er absolutt gode intensjoner, men ser man litt mer konkret på det, er det mange andre gevinster det er lett å ta ut allerede fra man starter opp!
Ingen er vel uenige i at mengden e-post med fordel kan reduseres... Går du gjennom innboksen din og ser på hva du og dine kontakter har brukt epost til, kan du finne ut hvordan informasjonen kunne vært delt/distribuert annerledes – og trolig på en bedre måte. Og det synliggjør bare en liten del av hva man kan oppnå med moderne samhandlingsverktøy.
Det er ingen hemmelighet at søk på filservere normalt sett ikke er spesielt raskt (om man ikke har implementert en søketeknologi). Mappestrukturene gjør at det kun er én vei til målet – og via en rekke klikk finner du forhåpentligvis det du var på utkikk etter! I motsetning til filstrukturene, kan man i SharePoint definere visninger som er tilpasset brukernes behov. Mens en bruker vil se alle filene etter type (f.eks. rapporter, referater etc), vil en annen se de etter år (f.eks. 2015, 2016, 2017). Andre vil kanskje bare se filer de selv har opprettet eller endret. I SharePoint kan alle disse mulighetene settes opp på få minutter, og gjør at brukerne får det de ønsker og finner frem fortere. I et moderne system med en avansert søkemotor, vil innhold være lett å finne – uansett hvor det ligger. Brukerne kan selv være med på å gjøre søkemotoren enda bedre, om innholdet blir med metadata (f.eks. kategori, tema o.l).
De fleste jobber «fragmentert», dvs de starter en lang rekke ankeltapplikasjoner og lagringstjenester der de utfører enkeltoppgaver. En samhandlingsplattform som Office 365 gjør at kontorstøtteapplikasjonene og lagringstjenestene smelter sammen og fungerer mer sømløst. Det gir bedre oversikt og mindre «hopping» mellom ulike program. Åpner du et dokument fra SharePoint, åpnes det i den relevante applikasjonen. Endringer blir automatisk lagret, og når du går ut av applikasjonen er du tilbake der du kom fra i SharePoint! Med enkel konfigurasjon kan du få en oversiktsside der du fort ser dine sist redigerte dokumenter, dokumenter som dine kollegaer nylig har redigert eller dokumenter du må godkjenne! I Office 365 kommer det meste av dette ferdig gjennom applikasjonen Delve.
E-post som distribueres til mange personer er «risikosport»! Spesielt om man ønsker tilbakemelding… Det er alltid noen som glemmer å trykke «Svar til alle», og plutselig er det noen som mangler deler av informasjonen eller det blir flere samtaletråder fordi noen oppdager det og sender svaret til de som manglet. Hva med nye medlemmer som kommer til i gruppa? Kommer det et nytt medlem, er det nærmest umulig for vedkommende å se hva som har blitt gjort tidligere. Det er alt for tidkrevende at en kollega skal gå gjennom innboksen og videresende relevante epost-meldinger. Dessuten vil det garantert være noen som blir glemt… Ved å dele informasjonen på en felles plattform, lagres den én gang - ett sted. De som tilhører gruppa/teamet når informajson enkelt, og slipper å lagre egne "kopier". Så fort et nytt medlem er lagt til, har det også tilgang til all nødvendig informasjon og historikk!
Når store mengder informasjon ligger på personlige områder og i brukeres innbokser, er det vanskelig å overlevere informasjonen til en annen person. Ved å bruke grupperom i SharePoint, Yammer eller den nye Teams-appen, ligger all informasjon tilgjengelig for de som er medlemmer i gruppen, slik at sårbarheten blir redusert.
Når man samhandler via epost, flyr det mange versjoner av filer frem og tilbake. Selv om alle involverte bruker funksjonen «spor endringer», kan det oppstå to versjoner parallelt, og man ender derfor ofte opp med en manuell gjennomgang og mye «klipp og lim». I Office 365 kan man enten være flere som redigerer på et dokument samtidig, eller man kan låse det for én og én bruker (så det er lettere å spore endringene hver enkelt har gjort). Deler du en link med ansatte som MÅ ha siste versjon av en rutine eller sjekkliste for å unngå å gjøre feil, kan du sørge for at de alltid får nyeste/siste versjon når de klikker på linken. Og de kan bruke samme link hver gang… Alt som skal til er en enkel innstilling i biblioteket der filene ligger.
Versjonsnummerering er skrudd på i løpet av sekunder og gir mange muligheter. Først og fremst blir alle endringer lagret som egen versjon, og det er lett å se hvem som har gjort endringene og når. Det er også mulig å hente tilbake en tidligere versjon om noen har gjort noe man ikke ønsket. Om noen endrer data i en celle i et Excel- ark, er det nesten umulig å vite, men hadde det samme blitt gjort i en liste i SharePoint, ville alle endringer kunne blitt logget og vært reverserbare (f.eks. navn og opplysninger for en tidligere kontaktperson). For Office-dokumenter er det mulig å generere en sammenligning mellom to valgte versjoner – og det trenger ikke være de to siste versjonene.
Ved å ha all info tilgjengelig og være sikker på at du har siste versjon av alt, er det lettere å ta gode og riktige beslutninger. En gal beslutning kan fort bli dyrt, så her er gevinsten potensielt stor, uten at den er så lett å måle. Det er fort gjort å overse endringer i en versjon av et dokument du har fått på epost, eller gå glipp av et epost-svar fordi navnet ditt manglet i til-feltet…og da er det gjort!
Noen ganger stilles det krav til å kunne dokumentere at grunnlaget for en beslutning eller annen informasjon ikke har blitt endret etter et visst tidspunkt. Ved å låse filen i SharePoint kan man gjøre dette. Her finnes det to muligheter:
Office 365 har en rekke apper for mobiltelefoner og nettbrett, bl.a for OneDrive, Yammer, SharePoint og Delve. Dermed kan du jobbe når du er på farten, også når du ikke har med deg PC. Som du kanskje har skjønt, er det lett å få noen raske gevinster ved bruk av samhandlingsløsninger. Det krever ikke mer enn at man bestemmer seg for å bruke løsningene, og lager noen enkle kjøreregler for bruken.