Denne personvernerklæringen forteller om hvordan Bouvet samler inn og bruker personopplysninger.
Bouvet, ved administrerende direktør, er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger. Der det daglige ansvaret er delegert, kommer det fram under hvert enkelt punkt. Delegeringen omfatter kun oppgavene og ikke ansvaret. Erklæringen inneholder opplysninger du har krav på når det samles inn opplysninger fra nettstedet vårt (personopplysningsloven § 19) og generell informasjon om hvordan vi behandler personopplysninger (personopplysningsloven § 18 1. ledd).

Behandling av personopplysninger på www.bouvet.no

Webredaktøren har det daglige ansvaret for Bouvets behandlinger av personopplysninger på Bouvet.no, med mindre annet er oppgitt under. Det er frivillig for de som besøker nettsidene å oppgi personopplysninger i forbindelse med tjenester, for eksempel å motta nyhetsbrev. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra den enkelte, med mindre annet er spesifisert.
Bouvet er selv databehandler, og står for utvikling og vedlikehold av nettstedet. Enonic er vår driftsleverandør for Bouvet.no.

Opplysninger som samles inn i forbindelse med drift av nettsted, lagres på egne servere som driftes av leverandøren. Det er kun Bouvet og Enonic som har tilgang til opplysningene som samles inn. En egen databehandleravtale mellom Bouvet og Enonic regulerer hvilken informasjon leverandøren har tilgang til og hvordan den skal behandles.

Nettstatistikk

Bouvet samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på bouvet.no. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker til å forbedre og videreutvikle informasjonstilbudet på nettstedet. Eksempler på hva statistikken gir svar på, er hvor mange som besøker ulike sider, hvor lenge besøket varer, hvilke nettsteder brukerne kommer fra og hvilke nettlesere som benyttes.

Opplysningene behandles i avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert menes at vi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker. Vi samler inn hele IP-adressen, men IP-adressen avidentifiseres slik at bare de tre første gruppene i adressen brukes til å generere statistikk. Det vil si at dersom IP-adressen består av numrene 195.159.103.82, brukes bare 195.159.103.xx. I tillegg behandles IP-adressene på aggregert nivå, det vil si at all data slås sammen til en gruppe og ikke behandles individuelt.

Vi bruker analyseverktøyet Google Analytics på vårt nettsted. Informasjon fra dette verktøyet utleveres ikke fra Bouvet til andre aktører. 

Informasjonskapsler

Når du besøker nettstedet bouvet.no registrerer vi noe informasjon om ditt besøk med en såkalt cookie. På norsk: en informasjonskapsel. Dette er en liten fil som lagres i nettleseren på enheten du bruker.

Informasjonskapselen er ikke skadelig. Den inneholder verken virus eller programmer. Det den gjør, er å lagre informasjon fra nettstedet vårt, for eksempel om når du besøkte oss sist eller data du har skrevet inn i et registreringsskjema på bouvet.no.

Informasjon som samles inn på bouvet.no vil aldri, under noen omstendighet, bli delt eller solgt. Den kan heller ikke identifisere deg som person, men vil kun bli brukt til å analysere brukeratferd for å forbedre nettstedet vårt.

Vi bruker Google Analytics for å analysere brukeratferd på nettsidene våre. Programmet samler opplysninger om hvilke sider som blir mest lest, hva besøkende søker etter på bouvet.no m.m. Informasjonen kan ikke spores tilbake til deg. Vi bruker opplysningene til å forbedre og videreutvikle nettsiden vår.

Google Tag Manager

Dette er et analyseprogram som håndterer andre tagger og script, som Google Analytics. Informasjonen som lagres er ikke sporbar tilbake til deg. Den benyttes i fortløpende justeringer og tilpassinger slik at vi kan gjøre opplevelsen på bouvet.no best mulig for våre brukere.

Nyhetsbrev og kommunikasjon med eksisterende kunder

Bouvet sender ut nyhetsbrev cirka 6-8 ganger per år via e-post. For at vi skal kunne sende e-post må du registrere en e-postadresse. Bouvet bruker en ekstern databehandler for utsendelse av nyhetsbrev. E-postadressen lagres i en egen database, deles ikke med andre, og slettes når du sier opp abonnementet. E-postadressen slettes også om vi får tilbakemelding om at den ikke er aktiv. Du kan velge å oppgi om du representerer en virksomhet eller er privatperson. Dette gjøres for at vi kun skal sende relevant informasjon.
 
Vi forholder oss i tillegg til Markedsføringsloven §15 og kommuniserer via e-post om tjenester vi tidlligere har levert.

Spørreundersøkelser

Kommunikasjonsdirektøren har det daglige ansvaret for Bouvets spørreundersøkelser. Bouvet bruker Markedsføringshuset til å gjennomføre undersøkelser. Markedsføringshuset er databehandlingsansvarlig for disse undersøkelsene. Vi vil alltid informere om formålet med spørreundersøkelsen, og hvorvidt den er anonym eller ikke. Bouvet vil ikke dele opplysningene med andre eller bruke opplysningene til andre formål enn det som er angitt.

Anonyme undersøkelser

Dersom undersøkelsen er anonym, vil ikke Bouvet eller Markedsføringshuset samle inn noe informasjon som kan kobles til deg.

Identifiserbare undersøkelser

Dersom undersøkelsen ikke er anonym, kan Bouvet identifisere de som har besvart undersøkelsen. Vi kan også benytte Markedsføringshuset til å sende ut undersøkelsen.

E-post og telefon

Bouvet benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet.
Bouvets medarbeidere benytter i tillegg e-post i alminnelig dialog med interne og eksterne kontakter. Den enkelte er ansvarlig for å slette meldinger som ikke lenger er aktuelle, og minst hvert år gjennomgå og slette unødvendig innhold i e-postkassen. Ved fratreden slettes e-postkontoene etter 6 mnd, men enkelte relevante e-poster vil normalt bli overført til kollegaer.

Sensitive personopplysninger skal ikke sendes med e-post.

Vi gjør deg oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger via e-post.

Telefonsamtaler (telefonnummer fra og til, samt tidspunkt for samtalen) logges i vår telefonsentral. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet, samt at den benyttes som grunnlag for statistikk på aggregert nivå. Etter en periode anonymiseres eksterne numre ved at de fire siste siffer slettes. Komplett logg slettes etter ett år. I tillegg har ansatte en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Det gjøres ingen øvrig systematisk registrering av telefonsamtaler hvor innringer kan identifiseres.

Bouvets håndtering av personopplysninger i kundeoppdrag

Bouvet har mange kunder innenfor for ulike sektorer og mange oppdrag medfører en eller annen form for behandling av personopplysninger.  Bouvet vurderer derfor alltid hvilke krav oppdragene stiller til håndtering av personopplysninger med hensyn til gjennomføring og avtaleverk. Bouvet tilpasser avtaleverk og gjennomføring til de kravene som stilles til håndtering av behandling av personopplysninger, i samråd med oppdragsgiver. I mindre oppdrag der Bouvet utfører brukertesting, intervjuer, film opptak  eller andre enkle data innsamlinger vil disse opplysningene lagres i maksimum seks måneder etter oppdrags avslutting.

Liste over kurs- og seminardeltakere

Når du melder deg på kurs, lagres informasjon til bruk for kursadministrasjon og for å ta inn kursavgift.

Bouvets ansvar: Bouvet er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger for å gjennomføre booking av møtelokaler og foreta og administrere påmelding fra deltakere på Bouvets kurs.

Bouvet bruker en egenutviklet påmeldingsløsning. I denne løsningen kan du melde deg på kurs ved å oppgi navn, kontaktinformasjon og arbeidsgiver. I tillegg ber vi deg oppgi informasjon om evt. allergier og behov for tilretteleggelse. Personopplysninger for å administrere påmelding slettes seks måneder etter at kurset er avholdt. Informasjon om kurs og eksamensavleggelsen beholdes for å kunne reprodusere kursbekreftelser og sertifikater på forespørsel fra deltakere.

Bouvet har behandlingsansvar for behandling av personopplysninger  i forbindelse med økonomi og betaling fra eller til deltakere og møtelokaler, regnskap og bokføring, inkludert lagring etter bokføringsregelverk.

Liste over besøkende

Besøkende som autoriseres til å ferdes på egen hånd i Bouvets lokaler føres opp på en liste. Listen oppbevares maks to år etter besøket.

Opplysninger om ansatte

Bouvet behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar. Rettslig grunnlag følger av personopplysningsloven § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f). Det er regionsdirektør og administrasjonen som har det daglige ansvaret for dette. Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune og fagforeningstilhørighet. Andre opplysninger om ansatte er knyttet til vedkommendes arbeidsinstruks og tilrettelegging av vedkommendes arbeid.

Dessuten registreres det opplysninger i tilknytning til nøkkeladministrasjon av inn- og utpasseringer og opplysninger om tilgangsstyring i IT-systemet. Opplysningene hentes fra de ansatte selv. Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven.
Alle stillingssøknader blir journalført i Bouvets rekrutteringssystem. Disse blir lagret i vårt elektroniske arkiv i ca. ett år før de makuleres. Alle andre dokumenter, bl.a. søkerlister og innstillinger bevares iht lov om behandling av personopplysninger §16.e (Intern saksforberedelse utleveres ikke til andre). Det er rekrutteringsansvarlig som er ansvarlig for dette.

Alle tidligere og nåværende ansatte har en personalmappe i vårt HR-system.
Her blir blant annet stillingssøknaden arkivert/oppbevart. Personalmapper skal bevares (dvs. at stillingssøknaden ikke blir slettet eller makulert). Personalmapper blir ryddet ved utløp av arbeidsforholdet.

Logging i Bouvets fagsystemer

Bouvet har alminnelige sikkerhetslogger i sine fagsystemer, og sikkerhetsansvarlig har fått delegert ansvaret for dette. Det er de ansattes bruk av fagsystemet som blir registrert her. Det gis ikke ytterligere informasjon her av hensyn til sikkerheten i våre systemer.

Det rettslige grunnlaget for slike logger er kravet om logger i personopplysningsforskriftens §§ 2-8 og 2-14, samt personopplysningslovens § 8 f), for å ivareta virksomhetens sikring av andre informasjonsverdier enn personopplysninger.

Rettigheter

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandlinger av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. Bouvet har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler. De som er registrert i en av Bouvets systemer har rett på innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger Bouvet ikke har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller supplert. Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

Henvendelser om personopplysninger i Bouvet kan rettes til personvern@bouvet.no