YSB-14

Kapittel 4 - Kommunisere

For oss i Bouvet er det avgjørende å ha gode, åpne to-veis informasjonskanaler – slik at vi alle til enhver tid ikke bare kan vite hvordan det går med Bouvet og hva som skjer rundt i organisasjonen vår, men også har mulighet til å ytre vår mening om det.

Som børsnotert virksomhet er vi selvfølgelig også forpliktet til å ha en stor grad av åpenhet knyttet til økonomi, strategi og eierskap, men for oss strekker dette seg mye lenger enn som så. Åpen og ærlig informasjon skaper tillit. Hemmelighold og tilbakeholdenhet skaper mistillit. Så enkelt er det.

Etter tilbakemeldinger på at ledelsen ikke var tydelige nok på hvor virksomheten skulle og hvordan vi skulle komme dit, startet vi i 2013 et lederprogram for å tydeliggjøre og formidle Bouvets strategi, kultur og verdier. I «Grunnsteiner i Bouvets ledelse» legger vi vekt på at alle virkelig skal forstå hva vi legger i disse begrepene, og alle ledere blir derfor invitert til todagers samlinger der det gis tid til å presentere, diskutere og reflektere.  
 
På hver samling er det med cirka ti ledere fra ulike regioner i tillegg til administrerende direktør. Etter at tankene er blitt godt forankret blant lederne, blir de brakt videre til de øvrige medarbeiderne – gjennom presentasjoner på en rekke ulike arenaer. 
 
Det er disse tankene som ligger til grunn for hvordan vi driver forretning – og hvordan vi kommuniserer med hverandre.  
 
En-til-en-kommunikasjon må være den primære «kanalen» 
Alle mennesker har behov for å bli sett, hørt og ivaretatt. Det er viktig for motivasjon og for trivsel, og dermed for jobben som gjøres, og derfor jobber vi for å være tett på hver medarbeider. Vår erfaring er at denne tilnærmingen øker trivselen, forebygger problemer og reduserer turnover. Du skal ikke føle deg alene i Bouvet – selv når du er én konsulent i et prosjekt fullt av folk fra andre organisasjoner. 

«Du skal ikke føle deg alene i Bouvet – selv når du er én konsulent i et prosjekt fullt av folk fra andre organisasjoner.»   

Samtidig ønsker vi å gi den enkelte frihet og ansvar, og mulighet til å påvirke egen arbeidssituasjon. De årlige medarbeidersamtalene blir derfor en viktig arena for å gi tilbakemeldinger til hverandre, gi og få innspill og bli enig om utviklingsplaner. Like viktig er nok likevel den uformelle og regelmessige kontakten en-til-en mellom leder og medarbeider. Vi legger vekt på at dette skjer hyppig, at det er god kvalitet i denne dialogen og at lederne tar seg tid når medarbeiderne har noe på hjertet. Det skal også være en forutsigbarhet i denne dialogen slik at medarbeiderne vet omtrent når lederen vil ta kontakt neste gang. I 2018 jobber vi med innføring av et nytt HRM-system som bl.a. inneholder verktøy for å understøtte denne dialogen.
 
«Massekommunikasjon» – til enheter, regioner og hele selskapet  
Av og til har vi informasjon som kan og bør gis til mange på én gang – dette har vi flere arenaer for.  
 
Regionmøtene arrangeres hvert halvår. Dette er store arrangementer hvor det informeres om strategiske valg, økonomisk utvikling og nye kunder og tjenester. Det legges mye vekt på gode presentasjoner, og ofte blir enkeltpersoner som har gjort en særlig innsats, gitt anerkjennelse.  
 
Avdelings-/enhetsmøter er gode arenaer for kommunikasjon fordi antallet personer (15 – 25) åpner for dialog og gjør det mulig å tilpasse temaene til deltakerne. Avdelingsmøter arrangeres flere ganger per halvår. 
 
Internkommunikasjon på bouvet.no (Min side) fungerer etter prinsippet «tett på». Vi ønsker at alle ansatte opplever at de jobber i et lite, men likevel stort firma og på den måten kan påvirke egen hverdag. Vi har ikke lenger et intranett i klassisk forstand, men alle ansatte har tilgang til sin egen side (Min Side) på Bouvet.no. Her ligger all info de måtte behøve som ansatt – fra medarbeiderhåndboken via info om etterutdanningsmuligheter til oversikt over alle ansattegoder. I tillegg ligger også informasjon om: 

  • Faglige og sosiale aktiviteter 
  • Nye prosjekter og spennende leveranser 
  • Utvikling av tjenestespekteret 
  • Oppdateringer på rutiner og verktøy 
  • Økonomitall og nøkkelindikatorer 

Vi jobber kontinuerlig med å fortelle ulike historier fra Bouvet-livets mange sider. Det kan være en praktikant som blir intervjuet, en guru som er på besøk eller faglig innhold om en løsning vi har levert. Vi har vår egen fotojournalist som gjennom bilder og ord forteller historier både internt og eksternt. Historiene skal fortelle hva vi jobber med, hvordan vi gjør det og resultatene vi skaper.  

Screen Shot 2018-10-01 at 13.21.02
Fra bouvet.no/prosjekter

Screen Shot 2018-10-01 at 15.46.53
Min Side er også en arena for samhandling og binder sammen dokumentsamhandling, kommunikasjon og informasjon slik at en skal kunne få tilgang og innsikt til flere perspektiver i bedriften og kan spille videre på kompetansen Bouvet som selskap har.
organisasjon
Organisasjonskart på MinSide

I tillegg har alle muligheter til å finne andre ansatte, se deres kvalifikasjoner og kontaktinfo. Slik holder vi kontakten over avdelings- og regionsgrensene. 

Statusrapporter praktiseres også i mange avdelinger – hvor det med jevne mellomrom informeres om nye prosjekter, faglige aktiviteter og hvem som jobber med hva. Flere regioner sender ut fredagspost. Disse er tett på medarbeiderne og gir rik informasjon om hva som har skjedd i regionen den siste uken – alt fra prosjekter på vei inn, prosjekter som er levert, jubileer, arrangement og faglige innspill. Som børsnotert selskap er det visse nyheter som ikke kan kommuniseres internt før det er kjent i markedet. For denne typen saker informerer vi internt samtidig med at vi informerer eksternt. 
 
Slack og lignende verktøy forenkler den daglige samhandlingen 
For også å tilrettelegge for en mer «lettbeint» dialog internt, har vi innført Slack som kanal. Her kan ansatte nå ut til kolleger om fag, ha dialog i prosjekter og raskt få svar på alle typer spørsmål. Kanalen er strukturert etter prinsippet «liten i stor», og det kan opprettes kanaler på alle organisasjonsnivåer. I dag er det store flertallet av ansatte Slack-brukere, i tillegg til cirka 50 kunder og partnere som er gjester på enkeltkanaler for prosjekter. 
 
I tillegg har vi kommunikasjonsløsningen Skype for Business som gjør det enkelt med chat og videomøter på tvers av geografiske enheter. Innenfor enheter og team benyttes også andre digitale verktøy – alt etter hva gruppen har av behov og hva de føler seg komfortable med. 
 
Dårlige nyheter er avgjørende å kommunisere tydelig 
Åpenhet gjelder også for dårlige nyheter. For Bouvet kan det handle om perioder med svikt i omsetningen eller prosjekter som har problemer. I slike tilfeller er det kun ærlighet som nytter – både om selve situasjonen, bakgrunnen og hvordan utfordringene kan løses. Samtidig er det viktig for oss å gi trygghet og arbeidsro, skjerme berørte og ikke skape unødig usikkerhet. Det er ingen kultur for gapestokker i Bouvet, men det er betydelig kultur for å framheve personer som gjør en ekstra innsats for å snu uheldige situasjoner.  
 
God kommunikasjon er kort sagt god business 
Kunnskapsarbeidere er opptatt av å vite hva som skjer i bedriften sin og hva som er dens mål. Velfungerende kommunikasjonskanaler øker motivasjon og stolthet, og gir oss også en mulighet til å gjøre det vi i Bouvet liker best – nemlig å dele kunnskap. Kunnskapen deles på Min side, på Bouvet.no, i sosiale medier og i store og små arrangement og møter landet over. Det øker den enkeltes kunnskapsnivå, og det setter også hver enkelt i stand til bedre å kunne fortelle hva Bouvet som helhet har å tilby. God kommunikasjon bidrar til at alle kjenner Bouvet bedre og at de dermed kan gjøre en bedre jobb hos kunden.  
 

Screen Shot 2018-10-01 at 15.43.51
Post på Slack
DSC_7912
Introduksjon til BouvetPlay under uavhengighetstturen vår
DSC_3309
Fellesmøte i Trondheim under BouvetOne
Sverre
Avdelingsmøte i Oslo