Domstolenes regnskaps- og lønnseksjon har fått mer effektive arbeidsprosesser

Bakgrunn

DRL Systemstøtte er en del av et stort omorganiseringsarbeid i Domstoladministrasjonen, der Domstolenes regnskap- og lønnsseksjon opprettes som sentral seksjon i Trondheim. I dette digitaliseringsprosjektet har oppgaven vært å se på hvordan prosessoptimalisering av dagens programvare kan forbedre arbeidet med saksregnskapet. 

I innsiktsfasen ble det identifisert og klarlagt en rekke arbeidsprosesser som viste stort potensiale for mer gjenbruk av data, fjerning av ledd i arbeidsprosessene og redusering av antall programvarer. På bakgrunn av denne innsikten ble arbeidet med prosessoptimaliseringen satt i gang

Strategiske valg

Metoder som ble brukt

Prosjektet har fått stor frihet når det gjelder prioritering og valg av prosesser. Tilnærmingen har vært agil ved vurderingen av «minimal market feature» og tilbakebetalingsgrad. Vi har også prioritert minst komplekse tiltak først. Underveis i prosjektet har vi jobbet fortløpende med å bygge funksjonalitet og automatisering. Metodikk som Prince2 og Scrum har dannet fundament for faseoverganger i kundens samarbeidsprosess, og har bidratt til å sørge for hyppige og smidige leveranser til produksjon. 

Fokus på god brukeropplevelse

UX-teamet har hatt fokus på å sikre at økonomisaksbehandlere får en overskuelig brukergrenseflate og en god brukeropplevelse. Fremover vil prosjektet, i tillegg til behov fra brukere, også følge kundens krav til designmanualer. Disse er under utvikling.

Teste for å sikre god kvalitet

Testing er utført etter ISTQB-prinsipper i alle faser fra utvikling til produksjon, og har vært viktig for å sikre god kvalitet. Vi hadde særlig positive tilbakemeldinger og erfaringer med on-site pair testing mellom leveranseansvarlig og testleder samt mellom leveranseansvarlig og økonomisaksbehandlere. Pair testing sikret viten gjennom hele verdikjeden fra kravspesifikasjon til løsning og leveranse.

Vært endringsvillige

Økonomisaksbehandlere har hatt en viktig rolle i prosjektet. Lysten til forandring og evnen til omstilling har vært usedvanlig høy. Mange av rollene har deltatt i et prosjekt for første gang. Samtidig har onboarding av nye medarbeidere også stilt store krav til endringsledelse. Her har dialog og brukerinvolvering vært ivaretatt gjennom tett daglig kontakt, ukentlig stå-opp-møter og workshops. 
 

Verdi for kunden

Tilbakebetalingsgrad og gevinstrealisering har vært en vesentlig faktor. Dette for å øke effektiviteten gjennom samlokalitet og for å skape et dedikert fagmiljø, men også for å øke verdi gjennom effektive og standardiserte behandlingsprosesser. Antall årsverk og kostnader til drift i Domstolenes regnskap- og lønnsseksjon vil bli skalert etter effekten, i både linjeorganisasjon og systemstøtte.

Nye arbeidsmetoder vil også gi verdi til seksjonen. Der målet om en heldigital arbeidsflate oppnås, vil det fokuseres på automatisering, gjenbruk av strukturert data og kontrollfunksjoner, istedenfor utføring og manuell behandling. 

Gjennom tverrfaglig arbeid bidrar prosjektet også til å oppnå ambisiøse strategier hos kunden. Utviklingen støtter opp om modernisering av kjernesystemet, og kan gjenbrukes av øvrige prosjekter og fremtidige tiltak i Domstoladministrasjonen.