Utfordring
AKVA group ønsket bistand til å oppdatere dokumenthåndtering til dagens standard. All deres prosjektdokumentasjon og arkiver måtte videre supporteres og migreres trygt inn i ny portal - uten å påvirke daglig drift. De siste seks måneder har et team fra Bouvet jobbet med å flytte deres systemer inn i ny og forbedret plattform og stengt gamle løsninger.
Som et internasjonalt selskap var det også en forutsetning at AKVA group kunne samhandle på tvers av sine kontorer og med eksterne leverandører på verftene i Østersjøen. Vi har bistått med å forbedre og sikre god flyt mellom deres systemer, kontorer og eksterne leverandører. Våre rådgivere kartla kundens behov og systemer, og kom med råd og support til sikker migrering over til ny portal.
Løsning
Vi har bistått AKVA group med flere delprosjekter knyttet til deres dokumenthåndtering, migrering og digitale samhandling på tvers. Vi har blant annet:
Migrert og utviklet nytt dokumentasjonsarkiv i SharePoint Online
Tidligere ble teknisk dokumentasjon fra alle produserte flåter bevart i en SharePoint-løsning fra 2007. Denne dokumentasjon har blitt flyttet til et nytt og moderne arkiv i SharePoint Online – som er tilgjengelig uansett lokasjon og enhet.
Etablert Teams som samhandlings- og dokumentasjonsverktøy
AKVA group ønsket å ta i bruk mer moderne verktøy i sitt arbeid med utvikling og produksjon av forflåter. Bouvet anbefalte Teams som samhandlingsverktøy og ga råd om muligheter i løsningen. Som et resultat ble det designet en struktur i Teams som syr sammen samhandingsbehovet for å produsere flåtene. Utviklikngsorganisasjonen internt i AKVA group, skipsverft, underleverandører og eksterne konsulenter har fått tilrettelagt et system for effektiv og sikker kommunikasjon gjennom bruk av Teams i Office 365.
Printing av produktsertifikat til fôrflåte
Som et ledd i produksjonen av fôr, printes det produktsertifikater til flåtene. Tidligere var det brukt en eldre Access-løsning, som var nedarvet fra ukjent opphav, og som ikke godtok endringer på produktsertifikatene. Access-løsningen ble erstattet med en moderne Office 365 PowerApp. Den nye appen har et bedre brukergrensesnitt og utvidet funksjonalitet. AKVA Group kan nå også enkelt gjøre endringer på sertifikatene ved å sende en henvendelse til oss.
Verdi
Ved å migrere og samle prosjektdokumentasjon og arkiver i Office 365 er alle deres dokumenter samlet sikkert i skyen. Dette gjør det enklere og tryggere å oppbevare, dele og transportere dokumenter fra den tidligere og kritiske løsningen de hadde før.
Det nye systemet bidrar også til bedre brukeropplevelser og forenkler digital samhandling på tvers i egen organisasjon og med eksterne leverandører.
Vi er nå inne i en ny fase med forvaltning og det vil komme noen endringer i fremtiden.
Les mer om AKVA group her
