Digitalisering av vedlikeholdsprosesser gjennom nytt system i SAP

Utfordringen

Bakgrunnen for at Norsk Gjenvinning ønsket å se hvordan de kunne digitalisere sine vedlikeholdsprosesser var at systemet deres var blitt uoversiktlig og tidkrevende. Rutinene for registrering av vedlikeholdsbehov var i stor grad preget av manuelle oppgaver og lite automatikk. Samtidig manglet det også mye funksjonalitet i systemet. Eksempler på dette var at ansatte ikke kunne se om vedlikeholdsbehov var meldt inn av andre fra før, eller at informasjon fra leverandører ikke var samlet på én plattform, men fordelt på ulike lokasjoner i permer og lignende.  I det gamle systemet kunne de ansatte heller ikke kunne se om reservedeler fantes på andre fabrikker samt at det ikke fantes noen form for systemstøtte.

Mulighetene for verdiskapning gjennom et nytt system var derfor store.

På bakgrunn av dette ble det bestemt at det skulle gjøres en pilot for Groruddalen Miljøpark (GMP), før systemet videre kunne rulles ut til flere anlegg om implementeringen ble en suksess.

Slik fungerer det nye systemet

Det nye systemet er nå ferdig, og de ansatte ved GMP har allerede begynt å ta det i bruk. Dette betyr at det også er klar for videre utrulling.

I det nye systemet kan verkstedspersonell ta i bruk enkle og brukervennlige apper på telefon og nettbrett for å se hva slags vedlikeholdsarbeid de skal gjøre og hvordan de skal utføre arbeidet. De kan også bruke telefon eller nettbrett for å føre timer samt registrere både feil og brukte reservedeler. Dette innebærer at de enkelt kan bruke kameraet på telefonen sin for å lese av QR-koder når de skal plukke reservedeler på lageret eller når de skal se hvilke jobber som ligger planlagt for et spesifikt utstyr. Det er i tillegg satt opp en løsning slik at det nå er enkelt å registrere at det er bestilt og mottatt reservedeler til en ordre. For planleggingen av vedlikehold er det satt opp et system på PC, slik at også de tyngre oppgavene vil bli enklere.

Slik har vi jobbet

Tidslinjen for prosjektet strakk seg over 14 uker, hvor de tre første ukene gikk med til workshops. Målet med dette vår å kartlegge alle behov og ønsker sammen med kunden, slik at vi kunne bli enige om hvordan løsningen skulle se ut. Deretter lagde vi en løsningsbeskrivelse og et estimat før vi gikk videre til implementeringen. Etter at strukturen i systemet var på plass, fokuserte vi på brukerdokumentasjon og opplæring, samtidig som løsningen ble enhetstestet av oss. Norsk Gjenvinning gjennomførte deretter en funksjonell test av løsningen, før den til slutt ble godkjent og gjort klar for å gå live. Nå som systemet allerede kjører, er det planlagt å rulle ut systemet til et nytt anlegg. Denne implementeringen er estimert til å ta fire uker basert på utarbeidet template fra piloten. 

I dette prosjektet har vi brukt en forenklet variant av «SAP design-led development process» som prosjektmetodikk. Dette er en prosjektmetodikk som SAP har basert på «Design Thinking». Det betyr at vi har jobbet i et lite team med fokus på brukervennlighet, gjennomføring og kvalitet samt at arbeidsoppgavene har blitt løst fortløpende.

Av teknologi har vi tatt i bruk SAP ECC og Neptune Software. Vi har blant annet levert tre Neptune-apper som er brukervennlige og integrerte med back end-løsningen i SAP.

Verdi for kunden

Først og fremst har Norsk Gjenvinning fått en digital vedlikeholdsprosess som kan opereres fra brukervennlige apper ute på anleggene. Gjennom det nye systemet unngår de ikke bare mye ekstra arbeid og dobbeltregistreringer, men de får også verktøy som gjør det vesentlig enklere å planlegge ukentlige jobber og annet forebyggende vedlikehold. Det blir også enklere å gjøre oppfølgning på timer, utstyr og lignende samt at de i det nye systemet kan se hva slags skader og årsaker som skaper behov for vedlikehold som ikke er planlagt. De kan også enkelt monitorere kostnader tilknyttet vedlikehold.

Det hele fører til en forenklet arbeidshverdag og større kontroll for de ansatte hos Norsk Gjenvinning. Jobber du ute på anlegget trenger du kun å ta frem telefonen for å kunne følge opp arbeidsoppgavene dine, og sitter du på kontoret har du full kontroll på alt som blir registrert.