Store endringer krever solid kommunikasjon

Da Tolletaten skulle omorganiseres, hadde prosjektet behov for en egen kommunikasjonsressurs. Blant oppgavene var planlegging og tilrettelegging av kommunikasjonsløpet, produksjon av artikler og nyhetsbrev, samt utforming av kompetansetiltak for de ansatte.

Bakgrunn

1. oktober 2020 ble ny organisering av Tolletaten iverksatt. Et eget prosjekt, bestående av interne- og eksterne ressurser, hadde oppgaven med å detaljere og forberede iverksettelsen. Prosjektet skulle blant annet desige ny organisering, planlegge og gjennomføre personalløp/innplassering, planlegge og gjennomføre systemtilpasninger og støtte ansatte og ledere med til enhver tid riktig informasjon. I tillegg skulle prosjektet lære opp ansatte med nye arbeidsoppgaver, stå for utvikling av deltakere i nye ledergrupper og yte tilrettelagt arbeidsplasstøtte.

Kommunikasjonsrådgiveren fra Bouvet var en del av delprosjekt endringsledelse (med delprosjektleder fra Bouvet). Delprosjektets leveranse omfattet hele spekteret innen endringsledelse, herunder opplæring, lederutvikling, kommunikasjon, beredskap og prosessanalyse.

Ansvarlig for kommunikasjon fra A til Å

I oppdraget for Tolletaten var vi ansvarlige for intern- og ekstern kommunikasjon knyttet til omorganiseringsprosjektet. Arbeidet, som var variert og spennende, innebar blant annet produksjon av kommunikasjonsstrategier, artikler, ledermailer, e-poster, nyhetsbrev, presentasjoner og brev til eksterne aktører.

I tillegg hadde vi ansvaret for å utarbeide og følge opp redaksjonsplanene, ansvaret for statistikk samt oppfølging av prosjektets sider på intranettet. Vi bistod også andre delprosjekter i omorganiseringsprosjektet med kommunikasjon og var spesielt tett på delprosjektet som hadde ansvar for innplasseringsprosessen.

Målte underveis

Underveis i prosjektet ble det sendt ut tre endringsmålinger der hensikten var å ta pulsen på organisasjonen slik at eventuelle tiltak kunne iverksettes der skoen trykket litt ekstra. Blant annet ble det målt om de ansatte hadde fått tilstrekkelig informasjon og at den var tilgjengelig i riktige kanaler. Resultatene viste at vi traff på mye av kommunikasjonen i prosjektet.

Statistikk godt over gjennomsnittet

Artiklene som ble publisert i forbindelse med omorganiseringsprosjektet hadde lesertall som lå godt over snittet for innhold Tolletatens intranett. Dette var ikke uventet, da resultatet av omorganiseringsprosjektet ville påvirke arbeidshverdagen til mange – og for enkelte medføre store endringer. Fordi dette var svært viktig informasjon, fikk også saker fra prosjektet prioritert spalteplass.

Viktig med samarbeid internt

I prosjektet hadde vi et godt samarbeid med kommunikasjonsenheten i Tolletaten. Dette var viktig med tanke på riktig bruk av tone-of-voice, grafisk profil, publisering av artikler internt- og eksternt, bruk av fagpersoner, korrekturlesing og utarbeidelse av strategier.

I tillegg brukte vi flere interne sparringspartnere som kunne teste innholdet, slik at vi kommuniserte et vanskelig tema enkelt og forståelig til mottakerne.