Da intranettløsningen Workplace skulle legges ned, måtte stiftelsen Signo finne alternative måter å løse intranett og samhandling på. En god innsiktsfase ga retning for utformingen av ny intranett- og samhandlingsløsning, sammen med ny kanalstrategi for internkommunikasjon.
Utfordringen
Stiftelsen Signo har i mange år brukt Workplace som sosialt intranett og da dette skulle legges ned, ble det nødvendig å finne nye løsninger for intern kommunikasjon og samhandling. Microsoft 365 skulle være fundamentet i løsningen.
Som organisasjoner flest er Signo aller mest opptatt av å legge til rette for sine ansatte og hjelpe de til å gjøre jobben sin. Det var derfor viktig å komme frem til en løsning som ga minst mulig friksjon i hverdagen.
Med dette som utgangspunkt anbefalte Bouvet å gjennomføre en innsiktfase før etablering av løsning. Dette skulle koble de viktigste utfordringene med kommunikasjon og samhandling opp mot hva et nytt intranett og samhandlingsløsning kunne løse for Signo.
Vi har gjentatte ganger sett at prosjekter som inneholder en innsiktsfase har mindre friksjon i gjennomføringen, og legger grunnlaget for at kunden blir fornøyd med løsningen de får levert.
Tore Hovemoen, avdelingsleder BouvetLøsningen
Innsikt
Prosjektet startet med å gjennomføre en grundig, men effektiv innsiktsfase, der brukerbehov, innhold og statistikk fra de eksisterende løsningene ble analysert. Ulike metoder som spørreundersøkelser, intervjuer, brukertester og workshops ble brukt for å få et helhetlig bilde av situasjonen. Basert på innsiktsarbeidet ble det identifisert flere ønsker fra de ansatte:
- Ønske om tydeligere føringer og opplæring
- Ønske om mer kommunikasjon på tvers - ett Signo
- Ønsker om mer brukervennlige systemer
- Ønske om færre kanaler til internkommunikasjon
Etter utført innsiktsarbeid gikk prosjektet videre med etablering av en kanalstrategi, implementeringsplan og selve oppsettet av løsning.
Kanalstrategi
En kanalstrategi ble utarbeidet og bygget videre på innsikten. Her ble virksomhetens strategiske mål og ambisjoner koblet på. Videre ble dette formet til en målstruktur med mulige gevinster.
Kanalstrategien inneholdt også anbefalinger for hvilke kanaler som burde benyttes til intern kommunikasjon og samhandling. Blant annet ble det valgt å fokusere på færrest mulig digitale kanaler og å redusere bruken av e-post.
Implementeringsplan
Implementeringsplanen var en praktisk plan for å jobbe med funnene fra innsikten og føringene fra kanalstrategien. Den beskrev blant annet aktiviteter som utforming av informasjonsarkitektur på intranett og tekniske aktiviteter inn mot lansering. Et viktig moment for Signo var å ta på alvor behovet for fysisk opplæring i hele organisasjonen.
Om Signo
Signo gir tegnspråklige tilbud til døve, hørselshemmede og døvblinde på vegne av det offentlige. De gir skole, arbeid og helse- og omsorgstjenester til døve, hørselshemmede og døvblinde. Visjonen er «Grenseløs tro på menneskets muligheter.»
Signo har 1300 ansatte fra kontorarbeidere, til utdanning og til helsearbeidere.
Verdi for kunden
Innsiktsfasen gjorde at vi anbefalte å lage et enklere intranett som var tilpasset til Signo, og som kunne komplettere samhandlingsløsningene i Teams. Resultatet ble en moderne intranett- og samhandlingsløsning. Dette ga de ansatte enkel tilgang til nyheter, ressurser og verktøy og fungerer som en felles kommunikasjonsplattform på tvers av virksomheter og fagmiljøer.
Bouvet kom inn med et lite, men effektivt team som loset prosjektet fra innsiktsfase, via kanalstrategi og til rask implementering. Vi har fått en intranett- og samhandlingsløsning som er svært godt tilpasset behovene våre.
Trine Ytre-Arne, direktør strategi og utvikling i SignoInnsiktsfasen bidro også til at prosjekt- og styringsgruppen kunne ta strategiske beslutninger tidlig i prosjektet, fremfor å havne i langvarige diskusjoner når implementeringen allerede er i gang.
En innsiktsfase gir en tydeligere ramme for gjennomføringen og det gjør kostnadsbildet mer oversiktlig tidlig i prosjektløpet.
Tore Hovemoen, avdelingsleder BouvetInnsikten resulterte i en enklere løsning for brukerne
Selve leveransen
Hovedprosjektet ble levert med et intranett i SharePoint, og samhandlingsløsning i Teams. Dette dekket behov for å skape en felles identitet på tvers av virksomhetene, samtidig som hver enkelt virksomhet kunne løse sin digitale internkommunikasjon i Teams.
Ansatte i Signo har fått løsninger som er tilgjengelige på nett og mobil, både i nettleser og app. De har fått færre kanaler å forholde seg til, og kommunikasjon i kjente grensesnitt. Brukerne har også fått etterlengtet fysisk opplæring, som i stor grad er gjennomført med interne ressurser. Sammen med video-opplæring på tegnspråk, gir opplæringen en langt bedre forutsetning for å lykkes med en ny løsning.
