Når du har prøvd det, vil du ikke gjøre det på noen annen måte

I smidige arbeidsprosesser er fokuset på sluttprodukt og verdi for kunden. Det er kjent for å gi prosjektmedarbeiderne mer motivasjon og engasjement. Det er også det som gjør at Robin Sporstøl Koien brenner så for smidig at han vil kurse andre i det.

Ole-Henrik Larssen

16. juni 2021

prosess for å jobbe smidig

Smidig handler om å tilrettelegge hverdagen slik at det er mulig å fokusere på selve verdiskapingen, forteller han. – Det er to aspekter i dette – å skape rutiner og å forbedre disse rutinene kontinuerlig. 

Rutiner høres intuitivt ikke veldig verdiskapende ut, men i praksis betyr det å organisere arbeidet i avgrensede arbeidsperioder – i sprinter. Målet er å luke vekk lite produktive gjøremål, som administrative oppgaver og unødvendig møtevirksomhet. 

Waste = forbedringsmuligheter
– Vi kaller slike gjøremål for «waste». Ikke for at de er bortkastede, men fordi de ikke går direkte på målet om å levere kvalitet og verdi, forklarer Koien. – Selv om for eksempel administrasjon og planlegging er viktig, så holder vi samspill blant medarbeidere, velfungerende programvare og samarbeid med kunde for viktigere, utdyper han. 

Robin Sporstøl Koien.png
Robin Sporstøl Koien

Waste er altså effektiviseringsmuligheter, mens rutiner skaper rom for å kunne reagere på endringer og feedback på arbeidet som gjøres. 

Kontinuerlig innsamling og svar på feedback er en bærebjelke i smidig, og for Robin er dette helt avgjørende. Han har sågar en egen start-up som utvikler en webapp for feedback, og nettopp utvikling av nye verktøy og nye metoder er sentralt når smidig skal tas i bruk.  

– Alt fra egne ressursplanleggingsprogram til digitale samhandlingsverktøy utvikles og forbedres hele tiden, forteller han. Det gjør at den totale tiden vi bruker på arbeidet sannsynligvis blir mindre enn med tradisjonell prosjektstyring, uansett hvor godt planlagt denne er, påpeker han. 

Mindre planer mer motivasjon
Og planlegging – eller mangel på det – er et hyppig diskusjonstema når prosjektmetodikk skal velges. I tradisjonell prosjektmetodikk kan det legges planer for år av gangen, før det jobbes, rapporteres og administreres etter denne planen. Suksess måles i om planen er fulgt. 

– Problemet er jo at det ikke går an å måle suksess sånn, sier kursholderen engasjert. – Vi må jo måle om produktet eller tjenesten faktisk funker for kunden – ikke at det blir levert som planlagt for noen år tilbake. 

Det kan ifølge Koien være svært demotiverende å jobbe i prosjekt som leveres ferdig som planlagt, bare for å oppdage at ingen har bruk for det. 

– Vi ser at motivasjonen øker ved bruk av smidig – ganske enkelt fordi vi gjennom feedback vet at vi er på rett vei. Mange tror at smidig bare er prøving og feiling, men nei, det handler om å bruke innsikt fra sluttbrukere til å sette oss selv i stand til å ta riktige avgjørelser og komme stadig nærmere målet, forteller han. 

Svarene som får deg over kneika
Smidig har altså mange fordeler, men likevel bruker ikke alle det. Robin Sporstøl Koien er «smidig-evangelist», men har likevel forståelse for hvorfor det er slik. 

– Gammel vane er det største hinderet. Det vil si – vi kaller det vane, men det handler om at du har opparbeidet deg erfaring, kunnskap og trygghet på en måte å gjøre noe på – og noe nytt vil skape usikkerhet og motstand. Endring utfordrer oss alle, sier han.  

Det er her kursingen kommer til nytte. Ved å forstå tankesettet – og å få se og prøve metodene og verktøyene som gjør det mulig i praksis – gjøres overgangen mer overkommelig. Viktigst av alt er likevel at det er mulig å få stille spørsmål og få svar. 

Les om kurset Hvorfor og hvordan jobbe mer smidig - en introduksjon 

– Mange har imidlertid en utfordring med å måtte jobbe på både «gamlemåten» og på «nymetoden». Det er lett å ende opp på gamle stier fordi du gjerne jobber raskest der – i hvert fall i begynnelsen. Det hjelper ikke heller om andre deler av virksomheten ikke har tatt i bruk smidig, sier han

Manglende forståelse hos andre
Et smidig team er nemlig avhengig av forståelse fra andre. Teamene behøver ofte info fra ulike avdelinger – som for eksempel økonomi – og da må disse forstå hvordan teamet jobber. 

– Teamenes effektivitet kan reduseres betraktelig av å måtte vente på info fra øvrige deler av organisasjonen, påpeker Koien. – Det gjelder kort sagt å unngå de misforståelser som ulike nivå på smidig-kompetanse kan gi. 

Bedriftsinternt kurs?
Har du spørsmål om bedriftsinternt kurs? Ta kontakt med oss på kurs@bouvet.no